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发布时间:2013-04-24 来源: word文档资料管理系统

档案管理细则 Microsoft Office Word 文档 (2) 文档简介 文档日志 暂无日志信息 文档留言 暂无留言信息 文档信息 文档格式:DOCX 文档页数:6 下载积分:400 Optical Solitons, ...

档案管理制度 第一条 为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性, 理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责 1、公司档案归档工作由综合办公室负责管理。

2、 综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的归档管 理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致 地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对各部门档案管理工作进 行监督和指导。

第三条 归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理、工程建设及 物资设备等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个 人不得擅自长期留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归 档或相关部门保留的,综合办公室保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档; 以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、 在涉及工程项目方面的资料, 发展调度部在从事招投标工作中, 中标项目签订合同后将项目招标文件、投标文件、中标通知书、工程 合同等纸质文件和电子文件统一归档到综合办公室。

未中标项目的投 标纸质文件电子文件也要统一归档到综合办公室。

安全生产部负责工 程项目的施工竣工资料的整理,待验收合格后,保留一套移交给综合 办公室。竣工验收结算资料由发展调度部整理归档移交给综合办公 室。

6、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移 交综合办公室的档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外 的由各部门自行保管。

第四条 档案保管制度 1、公司综合办公室设存放档案的专门库房,各部门应根据 保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安 全条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分 类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。 4、 档案要分类、 分卷装订成册, 保管要有条理, 主次分明, 存放科学。

5、库存档案必须图物相符,帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的 需求,掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每 年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经 公司领导及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久 保存。

9、 严格遵守档案安全保密制度, 做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作, 方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度 1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位 人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办 公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部 门负责人批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。

过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标 明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借 或复印、 不得拆封、 损污文件, 归还时保证档案材料完整无损, 否则, 追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主 管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经 理同意,必须外借的,由总经理审批。

第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次, 必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

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