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发布时间:2012-03-13 来源: job-005

作为公司的人事档案. 4.2.4 内招人员时需经双方部门主管同意,报总经理批准.在调离... 人力资源及资金... KS-CX-ZH-005 版本/修订次数 A/0 文件名称 人力资源管理与培训程序 ...

海南通富农业科技有限公司 人事档案管理制度 文件编码 起草人 审核人 批准执行人 修订人 起草日期 审核日期 批准执行日期 修订版本号 修订原因及内容 修订执行日期 制度分发部门 1/8 海南通富农业科技有限公司 第一章 总则 第一条 为规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效的 保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化,在企业经营活动中 充分发挥人事档案的作用,更好地为公司各项工作服务,特制定本制 度(公司根据实际经营情况适时予以修订)。

第二条 人事档案工作是公司人力资源工作的重要组成部分,实 现人事档案科学化、规范化、制度化的管理,充分发挥人事档案的作 用,是选贤举能,知人善任,历史地全面考察了解和正确选拔使用员 工的重要依据。

第三条 本制度适用于公司人事档案管理工作。

第二章 第四条 综合管理部管理职责 (一)负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理 制度与实施细则等规范; (二)负责本制度在各分部实施执行的具体指导和监督检查; (三)负责公司各市县、各部门全体员工的人事档案管理工作; 第五条 公司综合管理部档案管理员必须严格执行本制度,综合 管理部负责人定期或不定期地对公司人事档案管理工作进行检查与 督导。

管理职责 2/8 海南通富农业科技有限公司 第三章 人事档案分类 第六条 招聘档案 (一)应聘人员信息登记表,企业人才简历库等。

第七条 入职档案 (一)个人简历,应聘登记表,笔试试卷,面试评价表,薪资审 批表,体检报告(针对生产基地),背景调查授权书及信息表,背景 调查报告等; (二)员工信息表,身份证复印件,学历学位证书复印件,英语 计算机等级证书复印件, 各类资格证书及职称证书复印件, 离职证明, 工资证明等; (三)劳动合同,保密协议,竞业限制协议,应届毕业生协议, 实习协议等。

第八条 培训档案 (一)新员工入职培训试卷,培训总结; (二) 参加培训登记表,外派培训总结表,培训申请表,培训 效果评估表; (三)培训服务协议等。

第九条 职位档案 (一)岗位说明书,职务聘任书或文件; 3/8 海南通富农业科技有限公司 (二)职务变动申请,职位职务变更记录。

第十条 薪酬考核档案 (一)试用期目标任务书,试用期月工作总结,试用期考核表; (二)月度/季度/年度考核记录表,考核成绩,考核面谈记录; (三)薪资调整审批单,调薪/降薪记录。

第十一条 奖惩档案 (一)各类奖惩告知单,申报表,优秀员工推荐表,优秀团队推 荐表; (二)综合管理部下发的各类奖惩通知。

第十二条 离职档案 (一)离职申请,离职谈话记录,离职工作交接单,离职协议, 离职证明存根等。

第十三条 其他档案 (一)社保 (二)公积金 第四章 档案管理办法 第十四条 公司及各分部必须按照统一的标准进行分类管理,方 便查阅。 4/8 海南通富农业科技有限公司 (一)按照企业所属部门先后顺序进行分类管理; (二)按照职位高低顺序进行分类管理; (三)按照同类职位入职时间先后顺序进行分类管理。

第十五条 档案编号管理 (一)员工档案必须按照统一的员工编号(即:工号)进行编号 管理,方便查找; (二)员工档案编号由 8 位阿拉伯数字组成,前 4 位为入职年份 编码,后四位为顺序号编码,例如:20130001(2013 表示该员工入 职年份,0001 表示该员工是 2013 年第一个入职)。

第十六条 岗位调动的员工,其档案管理仍按照原来的员工编号 进行管理。

第十七条 公司员工档案由综合管理部指定专人集中统一保管, 人事档案管理员应具有良好的思想素养, 在工作中须严格遵守保密制 度。同时,不得擅自处理或销毁档案材料,应按公司档案管理制度进 行档案保管和档案销毁。人事档案归档流程如下:

(一)对各类人事档案进行鉴别,审核其是否符合归档的要求; (二)按照材料的属性、内容,确定其归档处; (三)补登档案目录名称及有关内容; 5/8 海南通富农业科技有限公司 (四) 经审核鉴别通过的人事档案需在员工完成各种手续后三个 工作日内存入档案。

第十八条 离职人员档案管理 (一)对于辞职或辞退员工的档案应实行“一人一档”管理,不 能退还给本人,档案必须保留到规定的保存时间:

1、高层领导(经理级别及以上)的档案一般应保留满十年; 2、中层领导(主管级别及以上)的档案一般应保留满五年; 3、基层员工(主管级别以下)的档案一般应保留满三年。

(二)过保留期限的档案,由档案管理员进行统一整理,报上级 领导批准后销毁,但电子数据资料永久保存。

第十九条 在对人事档案整理归档过程中,任何人不得私自涂改、 抽取或伪造档案材料,员工管理档案仅供公司内部使用。

第五章 人事档案使用 第二十条 查阅 (一)公司人事档案仅供指定人事档案管理员及直接授权上级 查阅; (二)查阅行为仅限于公司内部,不允许带出公司。

第二十一条 借阅 (一)其他部门负责人有申请借阅本部门员工档案的权利; 6/8 海南通富农业科技有限公司 (二)经办理借阅手续的人事档案原则上不允许带出公司; (三)因工作需要需将人事档案带出公司使用时,借阅人必须履 行严格的借阅手续,并在规定时间内归还。

第二十二条 查阅/借阅流程 (一)查阅人无需申请,直接查阅; (二)借阅人需填写借阅申请即《人事档案借阅申请表》,注明 借阅事由、内容、借阅人概况等; (三)经综合管理部审核批准后,由档案管理员将资料交给借阅 人,同时需详细注明借档时间、材料名称、份数等即填写《人事档案 借阅登记表》; (四)借阅人应在档案管理员的监督下查看借阅资料,一旦获得 所需信息即刻归还。

确因工作需要无法在档案管理员监督下完成查看 借阅资料的,可据实将资料交由借阅人暂时保管,但不可带出公司; (五)经审核批准的因工作需要需将借阅档案带出公司使用的, 务必在事先约定或规定的时间内归还。

第二十三条 注意事项 (一)借阅者需在当天归还借阅资料,3 天之内归还借出资料, 如确因工作需要,可据实办理续借手续; 7/8 海南通富农业科技有限公司 (二)借阅过程中,借阅人需做好保密工作,不得擅自泄露档案 内容,违反者将依据公司《保密管理制度》和《奖惩制度》,予以惩 处; (三)借阅者需对档案进行妥善保管,不得遗失,严禁涂改、圈 划、抽取、撤换和污损档案材料; (四)借阅人不得擅自复制(拍摄)档案内容,如因工作需要从 档案中取证,必须事先经综合管理部负责人审核同意。 第六章 其他规定 第二十四条 凡是公司的员工(正式员工、试用期员工、临时员 工及实习生)都必须建立档案。

第二十五条 档案室的门窗要坚固,做好防盗、防火、防水、防 潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

第七章 附则 第二十六条 本制度由综合管理部负责解释。

第二十七条 本制度自下发之日起执行。 8/8

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