学校政务公文编排格式_2017最新公文格式图解

时间:2020-03-26 08:52:22 来源:易达学习网 本文已影响 易达学习网

学校政务公文编排格式

中小学政务公文一般采用无文头、文号的非正式简化形式,俗称"白头文件",仅需对标准对应部分进行格式规范。

(一)版面部分

参考说明:据上标准,下白边(俗称"地脚" )应为35mm,右白边(俗称"前口")为26mm.这样形成了版面"天宽地窄,左宽右窄"的形式,"天宽"符合传统习惯,且为阅读者批注留白。"左宽"的原因是给装订预留位置。版心即为文本区、文章区。

2.字体和字号。公文格式各要素一般用3号仿宋体字。

3.行数和字数。一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。

4.文字的颜色。如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

5.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm.单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

参考说明:

单面印刷时页码居中;加有封面(封皮)的材料,封面页不加页码。

排版时将页脚设置成28mm,即可实现"一字线上距版心下边缘7 mm".

(二)主体

参考说明:回行时,要做到词意完整。通俗讲就是回行不破词,即一个完整词语不能排在两行。还应回避:标题首行末不出现标点符号,涉及书名号、引号不回行。

2.正文。一般用3号仿宋体字,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一、""(一)""1.""(1)"标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

参考说明:

(1)如果文中结构有两个层次的话,层次序数可以用"一、""(一)",也可以用"一、" "1.".后者是兼顾行文习惯问题,也能使行文结构比较紧促,但同一文中必须一致。

(2)如果小标题后另起行行文,则句尾不加标点符号。

(3)层次序数"(一)"易标注成"(一)、",多加一个顿号;"1."易标注成"1、",误将句点用成顿号。

(4)在具体文档编辑中,不建议使用计算机自动编号作为层级序数。建议使用手动输入,层级序号与文本属同一格式,便于编辑。

3.发文机关署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字编排。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

5. 特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或单位落款、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

二、实用文书的编排格式

(一)版面协调。版面是文件材料的第一印象,版面协调美观,是重视和尊重受阅者的体现,关系文本承载事务传达、报告、请示、审批的结果。天头、地脚、订口、切口的设置,可以参照公文格式或合理调整,但比例不能失调。应做到正文字号大小统一、行距统一、段距统一。行宽字大,有松散和人为增加文本厚度感觉,且浪费纸张。行窄字小,则给人造成阅读不便。

学校文件材料排版中常见的共性问题是:不设页边距,或默认页边距,天地不分;版心偏大、没有留白;不设行距,或默认单倍行距;不设置页码位置,默认位置偏低。版面设置不当,会在后期整理档案装订、裁切时,造成文档内容被遮压、裁损。学校常用的计划、通知、总结、方案、汇报、制度、经验材料等,应注重以上原则。

(二)行文规范。首先,符合汉语言应用文格式规范。行文格式规范是学校文件材料底线标准。如,避免出现层次序号混乱、段首不空两字等常识性问题。文本中数字的运用,具体在什么情形下用阿拉伯数字和汉字数字,都要遵循规范。其次,细节问题要协调统一。标题字体、小标题字体、正文正确运用标宋、黑体、楷体、仿宋等常用字型,少用或不用美术字、广告字、特效字和书法字。教师个人的文书,诸如教学计划、教学设计、学案、总结、课题报告、交流文稿、事迹材料等,都应做到相对规范,力求文本内容和编排形式相得益彰。

(三)务实灵活。近年来,学校在某些实用文书的编排和印制上,进行了积极的创新和有益的探索。如致家长信、学生通知书、宣传资料等,综合运用了图文、图表混排的广告宣传策略,突破了原有固化、呆板的格式。如果运用得当,会有效提升效果。此类形式,要在遵循文本规范和审美原则上进行创意,不花里胡哨,不繁琐杂乱,力求整体效果简明大方、精美雅致。

总之,教育行业从业人员属于技术岗位人员,在学校管理和教师教学中形成的文书材料,具有学术性、技术性和人文性的共同特征。文书材料格式规范,有利于教育教学工作实际应用,有助于学习、研究、交流、共享。

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